Der Start in einem neuen Unternehmen ist immer ein Wagnis. Alles ist fremd: die Menschen, die Abläufe, das System hinter der Kaffeemaschine. Manche starten voller Vorfreude, andere mit einem flauen Gefühl im Magen, die meisten mit beidem. Doch was macht den Unterschied zwischen einem Einstieg, der irgendwie klappt – und einem, der sich richtig anfühlt? Wie schaffen es Unternehmen, dass aus Unsicherheit Zugehörigkeit wird? Ein Blick hinter die Kulissen des Onboardings in der Haufe Group.
Alica Nürnberger, 24 Jahre alt, erinnert sich noch genau an ihren ersten Arbeitstag bei der Haufe Group. Es war ein Freitag im März 2024, sie war nervös, die Hände schwitzten, das Herz klopfte. „Ich war aufgeregt. In meinen vorherigen Jobs war ich immer in viel kleineren Unternehmen und jetzt stand ich auf einmal auf diesem großen Campus – das war ein anderes Level.“
Schon an der Tür wurde vieles leichter. Am Empfang bekam sie ihre Mitarbeitendenkarte und wurde ins Büro begleitet. „Ich weiß noch, dass mein ganzer Schreibtisch geschmückt war, mit viel Konfetti“, erinnert sich Alica und lächelt. Ihre neuen Kolleg:innen hießen sie mit einer Vorstellungsrunde willkommen und erklärten ihr, wie die ersten Tage und Wochen ablaufen werden. „Es gab keine Minute, in der ich mir verloren vorkam. Es war natürlich viel neu und am Abend auf der Couch war ich ganz schön platt. Aber ich wusste gleich, dass es die richtige Entscheidung war.“
Heute arbeitet Alica nach wie vor im gleichen Team, dem Kundenservice unserer Marke Haufe Akademie. Dass sie ihren ersten Tag so erlebt hat, ist kein Zufall – sondern das Ergebnis eines durchdachten Onboardings.
Onboarding beginnt bei der Haufe Group schon vor dem Start
Niemand soll bei uns das Gefühl haben, ins Ungewisse zu starten“, sagt Camilla Iber dazu. Sie ist Talent Acquistion Partnerin und zusammen mit vier weiteren Kolleg:innen im Bereich HR verantwortlich für das Haufe Group-weite Onboarding. „Deshalb beginnt Onboarding bei der Haufe Group schon lange vor dem ersten Tag.“
Denn ab drei Monaten vor Beginn erhalten neue Kolleg:innen über unsere Onboarding-App zahlreiche Informationen zur Haufe Group und Tipps für die ersten Wochen im neuen Job – passgenau zum Standort oder auch zum Einstellungslevel. Parallel wird im Hintergrund alles Notwendige von uns vorbereitet, damit Laptop, Softwarezugänge, Mitarbeitendenkarte und Welcome Kit inklusive Haufe Group-Rucksack schon am ersten Tag bereitstehen. „Wir sind uns sehr bewusst, dass wir nicht nur Fachkräfte einstellen, sondern Menschen. Wir setzen darauf, jede und jeden Einzelnen ganz bewusst willkommen zu heißen – dann ist die Motivation, mitzugestalten auch gleich viel größer“, fasst Camilla zusammen.
Welcome Days und Lucky Lunch: Angebote fürs Ankommen
Auch nach dem Start bleibt die App Anlaufstelle, mit Links zum Intranet, zu HR-Prozessen wie Urlaubsantrag oder Krankmeldung und zum IT-Ticket-Service. Darüber hinaus gibt es spezielle Onboarding-Formate wie die Welcome Days, die neuen Mitarbeitenden an zwei Tagen die Möglichkeit bieten, tief in Organisation und Unternehmenskultur der Haufe Group einzutauchen, die Geschäftsführung kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen.
Auch Angebote wie die Campustour, der Stammtisch für Neustarter:innen oder der Lucky Lunch, bei dem ein Zufallsgenerator jeden Monat zwei Mitarbeitende für ein Mittagessen zusammenwürfelt, gehören zum Onboarding-Konzept. Gerade in einer komplexen Unternehmensgruppe wie der Haufe Group könne ein gutes Netzwerk bereichernd und entscheidend sein, findet Camilla. „Unsere Vielfalt macht uns aus – wir fördern es deshalb, voneinander zu lernen und über die Teamgrenzen hinaus vernetzt zu arbeiten.“
Aber neben funktionierenden Prozessen und Austauschformaten zählt für ein gelungenes Onboarding vor allem das Miteinander auf Teamebene. Besonders wichtig und zentral für die ersten sechs Monate ist deshalb das Welcome Buddy-System. „Der Welcome Buddy ist die Person im Team, die begleitet – fachlich und menschlich“, sagt Camilla.
Alica hatte Christin.
„Ich hatte am Anfang schon Respekt davor, Fehler zu machen. Zu wissen, dass es da jemanden gibt, den ich löchern kann, hat mir Sicherheit gegeben“, sagt Alica. Und Christin, die lächelnd neben ihr sitzt, ergänzt: „Alica hat es mir sehr einfach gemacht. Sie kam mit der richtigen Motivation und es hat super gepasst.“
Das Welcome Buddy-System: Unterstützung in den ersten Monaten
Christin Uhlmann, 41 Jahre alt, arbeitet seit zweieinhalb Jahren im Kundenservice der Haufe Akademie und ist dort Teil eines festen Einarbeitungsteams, das sich um neue Kolleg:innen kümmert. Noch bevor Alica ihren ersten Arbeitstag hatte, hatte Christin schon einen individuellen Einarbeitungsplan geschrieben. „Im Kundenservice gibt es viele Prozessschritte, die es zu verstehen gilt. Wir haben deshalb die ersten Wochen vorab klar strukturiert: Wann lernt Alica was, mit wem, zu welchem Thema.“
Auch feste Feedbackgespräche waren vorgesehen. „Da konnte ich alles ansprechen, was mir im Kopf herumschwirrte. Telefonate mit Kund:innen oder die Arbeit im Buchungssystem haben mich am Anfang zum Beispiel herausgefordert“, sagt Alica und Christin lacht. „Daran erinnere ich mich auch noch. Ich habe damals gemerkt, dass ich weitere Stunden einplanen sollte, um dich in diesem Thema einzuarbeiten.“
Und natürlich ging es beim Ankommen nicht nur ums Fachliche. Jeden Morgen gab es eine Begrüßungsrunde, jeden Mittag ging das Team gemeinsam essen. „So kann man auch gut Namen lernen“, sagt Alica mit einem Augenzwinkern.
Warum gutes Onboarding Teil unserer Kultur ist
Aber natürlich läuft nicht jedes Onboarding reibungslos, meistens noch nicht mal so perfekt wie bei Alica. „Jedes Team hat unterschiedliche Ressourcen und Voraussetzungen“, sagt Camilla. „Manche begleiten enger, andere weniger. Wir vertrauen darauf, dass die Teams wissen, was für sie funktioniert und was es für einen guten Start in ihrem Bereich braucht.“
Gerade deshalb versteht sich das HR-Team als Möglichmacher und Rahmengeber. Dazu gehört auch, die Onboarding-Angebote und -Prozesse auszuwerten und ständig weiterzuentwickeln. Deshalb gibt es einen Feedbackbogen, der nach sechs Monaten über die Onboarding-App ausgespielt wird. Dort geben mehr als 90 Prozent aller Mitarbeitenden der Haufe Group an, mit ihrem Onboarding zufrieden zu sein.
Darüber hinaus schaut das Onboarding-Team regelmäßig auf weitere Datenquellen oder geht ins direkte Gespräch: „Bei der Campustour frage ich ganz gezielt nach, wie es läuft“, sagt Camilla. Dort kam unter anderem die Rückmeldung, dass einzelne Kolleg:innen gar keinen Welcome Buddy hatten oder nicht wussten, was dieser genau macht. „Das war für uns ein Signal.“ Inzwischen wurde das Konzept überarbeitet und die Zuständigkeiten geschärft.
Wer gut ankommt, bleibt
Für Camilla macht vor allem eines das Onboarding in der Haufe Group besonders: „Es ist nicht nur ein organisatorisches Thema, sondern Ausdruck dessen, wie bei uns gearbeitet wird: Wir sind offen, wir vertrauen einander und wir wollen gemeinsam wachsen.“ Dass dieser Anspruch im ganzen Unternehmen geteilt wird, sei spürbar. „Es ist schön zu sehen, wie viel Wert darauf gelegt wird, dass neue Kolleg:innen sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen“, sagt sie. Genau das sei es, was Kultur erlebbar mache – vom ersten Tag an.
Auch für Christin hat die Welcome Buddy-Rolle viel mit Haltung zu tun: „Ich war selbst mal neu und weiß, wie sich das anfühlt. Deshalb helfe ich gern dabei, den Einstieg zu erleichtern.“ Ihre Rolle nahm sie bis zur letzten Minute ernst: Nach sechs Monaten überraschte sie Alica im letzten Feedbackgespräch mit einem ganz persönlichen Stärken-ABC, über das Alica sich heute noch freut.
Und Alica? Sie kennt mittlerweile alle Abkürzungen und auch (fast) alle Wege über den Campus. Schon nach wenigen Wochen war das Gefühl da: nicht mehr neu, sondern angekommen. „Ich fühle mich mittlerweile wirklich zugehörig und das will ich auch weitergeben.“ Vielleicht wird sie ja selbst bald Welcome Buddy. Denn das ist das Prinzip: Wer gut startet, bleibt nicht nur. Sondern wächst und gestaltet mit.