Elektronischer Rechnungsversand
an die Haufe Group

Es werden ausschließlich Rechnungen in PDF-Form (solange Sie als Versender gemäß den gesetzlichen Übergangsfristen dazu berechtigt sind) oder in allen gemäß CEN-Norm EN 16931 zugelassenen Formaten (zum Beispiel ZUGFeRD, XML) akzeptiert.

1. Für jede Rechnung darf nur eine Rechnungsdatei in einem der oben genannten Formate (PDF, XML, ZUGFeRD …) an uns übermittelt werden. Innerhalb einer E-Mail können jedoch mehrere Rechnungsdateien enthalten sein. Unser System erkennt jede Rechnungsdatei in einer E-Mail als separate Rechnung. Mehrseitige Rechnungen, zum Beispiel mit Anhängen, müssen in einer einzigen Datei zusammengefasst sein.
2. Bitte senden Sie bei E-Rechnungen keine weiteren PDF-Dateien in der E-Mail mit. Ein erneuter Rechnungsversand per PDF aufgrund einer Rechnungsanfrage durch Lieferant:innen darf nicht erfolgen.
3. Alle rechnungsrelevanten Angaben, wie zum Beispiel Skonto- oder Nachlassvereinbarungen, müssen in der digitalen Rechnung enthalten sein. Sie sind Pflichtbestandteile der Rechnung und dürfen daher nicht in der E-Mail angegeben werden.
4. Die E-Mail-Adresse rechnungseingang@haufe-lexware.com ist ein technisches Rechnungseingangspostfach, das PDF-Rechnungen automatisch in unserem Haus verarbeitet. Es wird nicht manuell bearbeitet. Bitte geben Sie daher bei der Versendung von PDF-Rechnungen keine zusätzlichen Informationen oder Schriftverkehr mit.
   
   Bei Rückfragen oder notwendigen zusätzlichen Informationen können Sie sich direkt an ihre bekannten Ansprechpartner:innen bei der Haufe Group per E-Mail oder Telefon wenden.
   
   Für Mahnungen oder Anfragen nutzen Sie bitte das folgende Postfach:
   lieferantenmahnungen@haufe-lexware.com
   

Jede eingehende E-Rechnung wird automatisch geprüft. Die Prüfung findet immer auf Basis der übermittelten elektronischen Daten statt. Das bedeutet: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird der zugrunde liegende strukturierte Datensatz geprüft, bei einer XRechnung die XML-Daten.

Die Prüfung erfolgt nach den von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereitgestellten Regeln, die die generelle Konformität der E-Rechnung sicherstellen.

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Wenn Sie bereits über einen PEPPOL Access Point verfügen, können Sie die Gesellschaften der Haufe Group über Traffiqx erreichen. Der Empfang von Rechnungen und Gutschriften wird unterstützt.

Um die jeweilige Gesellschaft zu adressieren, nutzen Sie bitte die gesellschaftsspezifische PEPPOL-ID.

Zur Peppol ID Liste

Wenn Sie bereits Kund:in eines Traffiqx-Providers sind und hierbei auch Belege versenden, können Sie die gewohnten Funktionen nutzen, um die jeweilige Gesellschaft der Haufe Group als Geschäftspartner hinzuzufügen.

Um die jeweilige Gesellschaft zu adressieren, nutzen Sie bitte die gesellschaftsspezifische Traffiqx-ID.

Zur Traffiqx ID Liste

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:

• Für den öffentlichen Sektor (B2G) ist die E-Rechnung bereits seit 2020 verpflichtend.
• Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) gilt die gesetzliche Pflicht seit dem 1. Januar 2025
• Ab dem 1. Juli 2027 besteht eine Versandpflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Millionen Euro.

Grundsätzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, wenn sie:

• Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) oder
• Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) stellen.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen (unter 250 Euro)​
• Bestimmte Sonderfälle und Kleinunternehmen​
• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Auch bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen können abweichende Regelungen gelten.

Eine E-Rechnung muss:

• in einem anerkannten elektronischen Format (EN 16931) erstellt und übertragen werden,
• alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben gemäß §14 UStG im Datensatz enthalten, also insbesondere die vollständige Rechnungsnummer, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsdatum, Netto- und Bruttobeträge sowie den ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag,
• maschinenlesbar sein – reine Bilddateien oder einfache PDF-Dokumente genügen nicht.

Um Ihr Unternehmen optimal auf die E-Rechnung vorzubereiten, empfehlen wir die folgenden ersten Schritte.

• Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System E-Rechnungen konform erstellen und empfangen kann.
• Stimmen Sie sich frühzeitig mit Ihrer IT-Abteilung und Ihrer Steuerberatung ab.
• Erwägen Sie die Einführung eines spezialisierten E-Rechnungstools.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit E-Rechnungen.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir ausschließlich elektronische Rechnungen verarbeiten können, die den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen.

In der Benachrichtigung, die Sie von uns erhalten haben, finden Sie Hinweise, weshalb die elektronische Rechnung nicht verarbeitet werden konnte. Bitte korrigieren Sie die entsprechenden Angaben und reichen Sie die Rechnung erneut ein. Falls Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Systemanbieter, über den Sie die E-Rechnung erzeugt haben.

Da wir täglich eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten, bitten wir um Verständnis, dass wir keine individuellen Prüfungen oder Detailrückmeldungen zu einzelnen Ablehnungen vornehmen können.