Datenschutzerklärung

für die Verarbeitung deiner Daten im Bewerbungsverfahren
(Stand: August 2025)

Datenschutzhinweise

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dich über den Umgang mit deinen personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und über deine Rechte informieren.

Die Bereitstellung unserer Karriereseite und des Bewerbungsformulars erfolgt in einigen Fällen in gemeinsamer Verantwortlichkeit von der Haufe-Lexware Services GmbH und Co. KG und der talentsconnect AG, Nieler Straße 104, 50733 Köln (nachfolgend „talentsconnect“). Weitere Hinweise zur Verarbeitung in gemeinsamer Verantwortlichkeit findest du hier. Die Informationen zur Datenverarbeitung durch talentsconnect findest du hier. Sofern keine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt, haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter geschlossen.

Wir verwenden für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens als Bewerbermanagementsystem die Dienste der SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin (nachfolgend „SmartRecruiters“), mit der wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Für die hierüber erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten sind wir gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich, soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben.

I. Wer sind wir und wie kannst du uns erreichen?

Wir, die

Haufe-Lexware Services GmbH & Co. KG (nachfolgend auch „Haufe“, „wir“, „uns“, „unser“, etc.)
Ein Unternehmen der Haufe Gruppe
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: hello@career.haufegroup.com

sind betreffend die Verarbeitung deiner Daten Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) und insoweit auch dafür zuständig, deine personenbezogenen Daten zu schützen.

Je nachdem, welche Haufe-Gesellschaft die Stelle ausgeschrieben hat, für welche du dich bewirbst, kann auch eine der folgenden Gesellschaften der Haufe Group SE verantwortlich sein:

Haufe-Lexware GmbH & Co.KG, Haufe-Lexware Services GmbH & Co.KG, Haufe Akademie GmbH & Co.KG, Haufe Akademie Inhouse Training und Consulting GmbH, Semigator GmbH, Smartsteuer GmbH, Haufe Group Software Solutions Spain S.L., Haufe Group Romania SRL, Haufe Group Ventures GmbH sowie die Schäffer-Poeschel Verlag GmbH, Verlag für Controlling Wissen AG.

In diesem Falle gilt diese Datenschutzerklärung für diese Gesellschaften entsprechend.

II. Welche Daten werden wozu verarbeitet, wenn du dich bei uns bewirbst?

Im Folgenden informieren wir dich darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn du dich bei uns bewirbst, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden.

A. Übermittlung der Bewerberdaten durch das Bewerbungsformular und Durchführung des Bewerbungsverfahrens

1. Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten.  

Folgende Datenarten werden im Rahmen einer Bewerbung ggf. durch uns verarbeitet:

- Personenstammdaten (z.B. Anrede, Vorname und Nachname)

- Adressdaten (z.B. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)

- Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

- Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf, ggf. auch Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate)

- Kenntnisse (z.B. Sprachkenntnisse, Angaben zu Fortbildungen, Qualifikationen)

- Jobbezogene Daten (z.B. Gehaltsvorstellung, frühester Eintrittstermin, Schwerbehinderung, gewünschter Einsatzort)

- Vorliegen ggf. erteilter Einwilligungen (insb. Daten, Inhalt und Zuordnungsmerkmal zu deiner Person)

- Daten aus geführter Korrespondenz (z.B. Klärung von Fragen, Abstimmung von Terminen)

- Ggf. Bankdaten (zur Erstattung von Reisekosten)

- Ggf. Bewerbungsfoto

- Ggf. Links zu Profilen in beruflichen sozialen Netzwerken

Die von dir angegebenen Daten im Bewerbungsformular werden für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet.

Angabe zur Schwerbehinderteneigenschaft

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bieten wir dir die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderteneigenschaft zu machen. Wir möchten dich ausdrücklich darauf hinweisen, dass für dich i.R.d. Recruitingprozesses keine rechtliche Verpflichtung besteht, eine entsprechende Angabe zu machen. Gleichwohl möchten wir dir die Möglichkeit einräumen, den vorgesehenen Schutz bereits im Anbahnungsverhältnis in Anspruch nehmen zu können. Für den Fall, dass eine Schwerbehinderteneigenschaft vorliegt, erfolgt eine Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung gem. § 178 Abs. 2 SGB IX.

Bei der Schwerbehinderteneigenschaft handelt es sich um einen Gesundheitsstatus i.S.v. Art. 4 Nr. 15 DSGVO und damit um einen besonders schützenswerten Status i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO.

2. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu folgenden Zwecken:

- Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Bewertung deiner Eignung für die ausgeschriebene Stelle sowie ggf. deine Einstellung (im Falle einer positiven Einstellungsentscheidung).

• Im Rahmen unseres Bewerbungsformulars bei SmartRecruiters bieten wir die Funktionalität des „CV-Parsings“ an. In diesem Fall werden die Felder unseres Bewerbungsformulars bereits mit den Daten aus von dir hochgeladenen Bewerbungsdokumenten vorbefüllt. Bitte überprüfe hierbei kritisch, ob die Eingaben, insbesondere deine Kontaktinformationen korrekt sind.

- Zur Kontaktaufnahme mit dir im Rahmen des Bewerbungsprozesses, einschl. der Abstimmung und Vereinbarung von Terminen (bspw. für Vorstellungsgespräche).

- Zur Unterbreitung von Vertragsangeboten.

- Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder gesetzlicher Anforderungen, dies einschl. ggf. vorgeschriebener Datenabgleiche mit EU-Sanktionslisten.

- Ggf. zur Geltendmachung, Durchsetzung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. In Fällen des CV-Parsings (siehe oben) stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, dich bei dem Bewerbungsverfahren durch Arbeitserleichterungen zu unterstützen.

Für die Verarbeitung der Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderung stützen wir uns auf deine Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO sowie auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG i.V.m. § 178 Abs. 2 SGB IX im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Einbindung der Schwerbehindertenvertretung für den Fall, dass du uns eine bestehende Schwerbehinderung mitteilen solltest.

Du hast jederzeit die Möglichkeit, deine Einwilligung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Entsprechend wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund deiner Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Auch berührt dies nicht die Verarbeitung im Rahmen einer ggf. erfolgten Einbindung der Schwerbehindertenvertretung und dahingehend unsererseits bestehender rechtlicher Pflichten.

4. Empfänger  

Innerhalb der Haufe Group erhalten diejenigen Stellen (insb. Personen, Bereiche und/oder Abteilungen) deine Daten, die diese für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens benötigen (z. B. HR, Rechtsabteilung, IT, Betriebsrat, ggf. Schwerbehindertenvertretung) und solche Kolleg:innen, die in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden oder im Rahmen des Teamrecruitings beteiligt werden.

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören beispielsweise Hosting- und IT-Service-Dienstleister. So nutzt die Haufe Group beispielsweise Softwarelösungen für ein effizientes Bewerbermanagement oder zur organisatorischen Durchführung des Bewerbungsverfahrens.  

Darüber hinaus geben wir im Falle einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung oder zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche deine personenbezogenen Daten ggf. an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren:

- Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit du uns anweist Daten weiterzugeben oder deine Einwilligung erteilst oder eine Rechtspflicht unsererseits besteht.

- Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann eine Weitergabe der Bewerberdaten für eine Alternativprüfung an andere Gesellschaften (siehe oben) innerhalb der Haufe Group zur weiteren Bearbeitung erfolgen, sofern du hierfür dein Einverständnis erteilt hast. (vgl. C. Weitergabe deiner Bewerbungsunterlagen).

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Sofern die Bewerbung zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses führen sollte, werden die personenbezogenen Daten unter Achtung der gesetzlichen Vorschriften auch für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses entsprechend gespeichert. Nach der Beendigung des Bewerbungsverfahrens werden deine personenbezogenen Daten grundsätzlich vier Monate nach Absage oder Rückzug aus unserem System entfernt, wobei die Vorschriften zum AGG, insbesondere der bestehenden Beweispflicht nach § 22 AGG, Berücksichtigung finden.

Die viermonatige Aufbewahrungsdauer gilt nicht, sofern und soweit gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen (bspw. steuerliche Aufbewahrungsfristen, falls wir dir Fahrtkosten erstattet haben sollten).

6. Herkunft der Daten  

Grundsätzlich erheben wir deine personenbezogenen Daten von dir selbst oder, solltest du dies nicht selbst sein, von der Person, die diese abweichend von dir in das jeweilige Formular eingibt und/oder Dokumente hochlädt.

Solltest du personenbezogene Daten Dritter an uns übermitteln (z.B. als Personalvermittler), bist du verpflichtet, hierfür alle datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere die der Artt. 5 bis 9 und Artt. 12 ff. DSGVO einzuhalten. Anderenfalls haben wir bezüglich dieser Daten keinen Erhebungswillen.

B. Bewerbungen über weitere Kommunikationskanäle

Sofern du dich nicht für die, über die Karriereseite angebotene Möglichkeit der Online-Bewerbung über die Website, sondern einen anderen Weg für die Einsendung deiner Bewerbung entscheidest, gelten die Ausführungen zu den durch uns verarbeiteten Datenarten, den Zwecken, der Rechtsgrundlage, zur Quelle und den Empfängern sowie zur Speicherdauer unter vorstehendem Punkt II.A. entsprechend. Ergänzend hierzu möchten wir dich unter Berücksichtigung des von dir gewählten Kommunikationskanals auf Folgendes hinweisen:

1. E-Mail

Solltest du dich per E-Mail an uns wenden und deine Bewerbung auf diesem Weg einsenden, werden die von dir übersendeten Bewerbungsunterlagen von unserem HR-Team gesichtet. Wir empfehlen, E-Mails sicher zu verschlüsseln – hierfür gibt es verschiedene Tools und Programme, die für diesen Zweck geeignet sind.

Im Anschluss an die Sichtung der Unterlagen erfolgt, falls die Bewerbung geeignet ist, eine manuelle Pflege in dem unter A. beschriebenen System.  

Darüber hinaus verarbeiten wir deine Kontaktdaten, um dir die Möglichkeit zu geben, in unseren Alternativprüfungsprozess (C. Weitergabe deiner Bewerbungsunterlagen) aufgenommen zu werden. Hierfür kontaktieren wir dich per E-Mail. Die Verarbeitung deiner Kontaktdaten zum Zwecke des Versands der Anfrage erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kontaktpflege mit Talenten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle von Initiativbewerbungen seitens der hierfür zuständigen HR-Abteilung eine Weiterleitung an die nach Auffassung der HR-Abteilung passenden Abteilung erfolgt. Die weitere Verarbeitung deiner Daten erfolgt unter Maßgabe des unter A. beschriebenen Prozesses.

2. Post  

Sofern du dich postalisch an uns wendest und deine Bewerbung auf diesem Weg einsendest, werden die von dir übersendeten Bewerbungsunterlagen von unserem HR-Team gesichtet, eingescannt und manuell in das unter A. beschriebene System eingepflegt. Im Anschluss hieran senden wir dir deine Bewerbungsunterlagen zurück.

Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle von Initiativbewerbungen seitens der hierfür zuständigen HR-Abteilung eine Weiterleitung an die nach Auffassung der HR-Abteilung passenden Abteilung erfolgt. Die weitere Verarbeitung deiner Daten erfolgt unter Maßgabe des unter A. beschriebenen Prozesses.

C. Weitergabe deiner Bewerbungsunterlagen

1. Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kann es vorkommen, dass du zwar nicht für die Stelle, auf die du dich beworben hast, eingestellt wirst, du aber dennoch unser Interesse geweckt hast und wir deine Bewerbungsunterlagen gerne anderen Bereichen bzw. Haufe-Gesellschaften zugänglich machen möchten. Sofern du im Bewerbungsprozess deine dahingehende Einwilligung erteilt hast, wird dein Bewerberprofil innerhalb unseres Teams an weitere Fachbereiche bzw. Haufe-Gesellschaften weitergeleitet.

Sofern ein anderer Fachbereich ebenfalls Interesse an deinem Profil hat, wirst du kontaktiert und der unter A. beschriebene Prozess wird fortgeführt.  

In diesem Zusammenhang werden die unter Punkt II.A.1 dargelegten Datenarten zu deiner Person von uns verarbeitet.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner Daten ermöglicht uns, dir – deine Einwilligung vorausgesetzt – alternative Stellenangebote zu unterbreiten und hierdurch einen Einstieg in einem Unternehmen der Haufe Group zu ermöglichen.  

Hiervon zu trennen ist die Aufnahme in die Talent Communities (siehe Punkt D.). Im Rahmen der Weitergabe deiner Bewerbungsunterlagen wird nur zum Zeitpunkt deines Bewerbungsverfahrens geprüft, ob es andere passende Stellen für dein Profil gibt.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung einschl. Widerrufsrecht

Die Verarbeitung deiner Bewerberdaten in Form der Weiterleitung an andere Fachbereiche bzw. Haufe-Gesellschaften zur Durchführung der Alternativprüfung erfolgt auf Grundlage deiner zuvor erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Deine Einwilligung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Entsprechend wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund deiner Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung durch deinen Widerruf nicht berührt. Richte deinen Widerruf gerne an: hello@career.haufegroup.com. Selbstverständlich kannst du hierzu auch die anderweitigen unter Punkt I. genannten Kontaktdaten nutzen oder die Checkbox im Kandidatenlogin (SmartProfile) bearbeiten.

4. Empfänger

Im Rahmen der hier beschriebenen Weitergabe deiner Bewerbungsunterlagen werden deine Daten an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfängerkategorien weitergegeben.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Deine Daten werden auch im Falle der Alternativprüfung im Sinne dieses Punktes II.C vier Monate nach Absage oder Rückzug im Rahmen des Bewerbungsverfahrens entfernt, sofern deine Bewerbung nicht mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses enden sollte.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

D. Talent Community

Du kannst im Rahmen des Bewerbungsformulars auswählen, ob du Interesse hast, in unsere Talent Community aufgenommen zu werden. Die Talent Communities sind unser Talentpool. Wenn du Teil hiervon bist, wirst du über aktuelle Jobangebote informiert und wir nutzen diese, um weiter mit dir im Austausch zu bleiben.

1. Umfang der Datenverarbeitung

Wir nehmen dich nur auf, wenn du hierzu deine dahingehende Einwilligung gegeben hast.

Als Teil unserer Community senden wir dir per E-Mail interessante Informationen über die Haufe Group zu, z.B.  über aktuelle Unternehmensnews, Stellenangebote, Einladungen zu Events, etc. Du hast jederzeit die Möglichkeit, einen Newsletter abzubestellen, z.B. durch Anklicken des Abbestelllinks im Footer des jeweiligen Newsletters. Sofern du dich von der Kampagne über den Newsletter abmeldest, wirst du standardmäßig nach Ablauf einer Bearbeitungsfrist auch aus der Community entfernt, außer du wünschst dies nicht.

Bitte beachte, dass die Communities für die gesamte Haufe Group gelten und daher die Daten innerhalb der oben genannten Unternehmen der Haufe Group geteilt werden.

Im Übrigen verarbeiten wir im Zusammenhang mit deiner Aufnahme in die Community die unter Punkt II.A.1 dargelegten Datenarten zu deiner Person.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung deiner Daten i.R.d. der Communities ermöglicht uns die Bereitstellung von Informationen über unser Unternehmen und von potentiell interessanten Stellenangeboten, vorausgesetzt du hast dazu deine Zustimmung gegeben. Die Communities orientieren sich an deinem Interessengebiet, das du gemäß unserer Arbeitsbereiche der Karriereseite bei erstmaliger Registrierung auswählen kannst. Zudem dient die Verarbeitung dazu, dich bei anderen passenden Vakanzen berücksichtigen zu können. Hierzu werden die von dir im Lebenslauf angegebenen Kenntnisse und Erfahrungen mit den offenen Vakanzen abgeglichen. Im Falle einer Passung wirst du von uns kontaktiert und kannst daraufhin entscheiden, ob du in den Bewerbungsprozess einsteigen möchtest.  

3. Rechtsgrundlage einschl. Einwilligungswiderruf

Sofern du deine Einwilligung in die Aufnahme in die Communities bereits zu Beginn des Bewerbungsverfahrens gegeben hast, erfolgt die Speicherung deines Profils einschließlich deiner Bewerbungsunterlagen und des Versands von Newslettern als Teil der Community auf Grundlage deiner Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.  

Die Verarbeitung deiner Kontaktdaten zum Zwecke des Versands der Anfrage auf Aufnahme in die Community erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kontaktpflege mit Talenten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.  

Du hast jederzeit die Möglichkeit, deine Einwilligung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Entsprechend wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund deiner Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Du kannst den Widerruf über den Abmeldelink am Ende einer Newsletter-E-Mail nutzen oder dich hierfür an bewerbung@haufegroup.com wenden. Sofern du dich von der Kampagne über den Newsletter abmeldest, wirst du standardmäßig unverzüglich aus der Community entfernt, außer du wünschst dies nicht und teilst uns dies mit.

4. Empfänger

Die Communities sind für die Unternehmen der Haufe Group angelegt. Daher kann es zu einer Weitergabe deiner Informationen innerhalb der Haufe Group kommen.

Für den Betrieb unseres Bewerbermanagementsystems und die Kommunikation über die Communities setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines entsprechenden Vertrags über die Auftragsverarbeitung ein.

Zudem können deine Daten auch an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfänger weitergegeben werden.

5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit

Deine Daten werden in den Communities auf Grundlage deiner Einwilligung für maximal 23 Monate gespeichert. Nach Ablauf der 23 Monate erhältst du eine E-Mail, über die du uns mitteilen kannst, ob du in den Communities verbleiben möchtest. Sofern du uns diese Zustimmung nicht erneut erteilst, erfolgt die Löschung unverzüglich spätestens nach einem Bearbeitungszeitraum von einem Monat. Sofern du die Einwilligung widerrufst, wirst du nach einem Bearbeitungszeitraum von einem Monat aus den Communities entfernt.

Wenn du in der Community verbleiben möchtest, werden die Daten erneut für maximal 23 Monate gespeichert mit anschließender Abfrage deines Interesses.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

E. Mitarbeitendenempfehlungsprogramm

Wir nehmen von den Mitarbeitenden Empfehlungen für geeignete Bewerber:innen entgegen. Mitarbeitende können im Rahmen unseres Mitarbeitendenempfehlungsprogramms den zu empfehlenden Personen einen Empfehlungslink schicken. Wird eine entsprechende Empfehlung abgegeben und es geht eine Bewerbung ein, wird die empfohlene Person im Rahmen des Recruitingprozesses entsprechend gekennzeichnet.

Die empfehlende Person kann dann während des Recruitingprozesses sehen, in welcher groben Phase der Bewerbung sich die/der empfohlene Kandidat:in befindet.

1. Umfang der Datenverarbeitung / verarbeitete Datenarten

Daten vom Bewerbenden:

- Personenstammdaten (z.B. Anrede, Vorname, Nachname),

- Stellenbezeichnung,

- Datum der Empfehlung und

- Phase der Bewerbung.

Darüber hinaus werden im Rahmen der Bewerbung die unter Punkt II.A angegebenen Datenarten in der dort beschriebenen Weise verarbeitet.

Daten des Mitarbeitenden:  

- Name,

- E-Mail-Adresse,

- Empfohlene Person und

- Datum der Empfehlung.

2. Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist, Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, geeignete Kandidat:innen vorzuschlagen und entsprechend Informationen zu potentiell passenden Kandidat:innen zu erhalten und Stellen möglichst passgenau zu besetzen.

3. Rechtsgrundlage

Daten vom Bewerbenden:

- Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Empfehlung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, sofern und soweit wir Informationen zum groben Stand der Bewerbung an den Mitarbeitenden weitergeben, der dich geworben hat. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Empfehlungen für geeignete Bewerber zu erhalten. Um die Motivation für Mitarbeitende zur Empfehlung von geeigneten Kandidat:innen sicherzustellen, wird eine Prämie bei erfolgter Einstellung ausgezahlt. Daher besteht auch das berechtigte Interesse, den Empfehlenden über den groben aktuellen Stand der Bewerbung zu informieren. Die Inhaltsdaten zu deiner Bewerbung verarbeiten wir zudem, auf Basis der unter Punkt II.A.3 angegebenen Rechtsgrundlagen.

Daten des Mitarbeitenden:

- Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Empfehlung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Empfehlungen für geeignete Bewerbende zu erhalten. Um die Motivation für Mitarbeitende zur Empfehlung von geeigneten Kandidat:innen sicherzustellen, wird eine Prämie bei erfolgter Einstellung ausgezahlt.

‍4. Empfänger

Deine Daten werden auch im Rahmen einer Bewerbung aufgrund einer Mitarbeitendenempfehlung ggf. an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfängerkategorien weitergegeben. Zudem erhält der Mitarbeitende, der dich empfohlen hat, eine grobe Information zu der Bewerbungsphase, in der du dich befindest.

5. Speicherdauer

Sobald eine empfohlene Bewerbung/ ein:e empfohlene:r Bewerber:in in unserem System entfernt wird, wird diese:r aus der Ansicht “Meine Empfehlungen” entfernt. Dies erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der unter Punkt II.A.5 dargelegten Speicherdauer.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

F. Kandidatenlogin (SmartProfile)

1. Umfang der Verarbeitung / Verarbeitete Datenarten

Nach Einreichen deiner Bewerbung(en) über unser Bewerbungsportal wird für dich auch ein Kandidatenlogin angelegt, über das du dich mittels eines Einmal-Passcodes anmelden kannst. Für dieses Profil verarbeiten wir deine privaten Kontaktdaten, deine Personenstammdaten sowie die unter Punkt II.A.1 angegebenen Datenkategorien, die du über dein Bewerberkonto einsehen, bearbeiten und auch deine Bewerbung zurückziehen bzw. löschen kannst.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung liegt in der Bereitstellung einer einfachen Verwaltungsmöglichkeit von Bewerbungen für Kandidat:innen sowie einer Möglichkeit, Bewerbungsunterlagen einfach im Rahmen eines Selfservices aktualisieren sowie löschen zu können und damit auch die Effizienz unseres Bewerbungsprozesses zu steigern.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung des SmartProfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes insbesondere wirtschaftliches und rechtliches Interesse daran, Kandidat:innen eine einfache Möglichkeit zu geben, ihre Bewerbungsdaten zu verwalten und damit zu ermöglichen, dass stets aktuelle Daten verarbeitet werden.

4. Empfänger

Deine Daten werden ggf. an die unter Punkt II.A.4 genannten Empfängerkategorien weitergegeben.

5. Speicherdauer

Eine Löschung des SmartProfiles erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der unter Punkt II.A.5 dargelegten Speicherdauer.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

G. SmartAnalytics (Datenauswertung)

1. Umfang der Verarbeitung / verarbeitete Datenarten

Im Rahmen der Erstellung von Auswertungen verarbeiten wir die folgenden Datenarten:

Daten vom Bewerbenden:

- Bewerber-ID

- Bewerbungskanal (z.B. LinkedIn, Karriereseite, Empfehlung)

- Bewerbungstyp (z.B. Initiativbewerbung, interne Bewerbung)

- Statushistorie der Bewerbung (z.B. Schritte im Recruiting-Prozess)

- Bewerbungsdaten (z.B. Stammdaten, gewünschte Tätigkeit, Starttermin, Bewerbungsstatus, Dauer bis zur Einstellung)

- Informationen zur Stelle (z.B. Standort, Business Unit, Erstellungs- und Veröffentlichungsdatum der Stelle).

Daten des Mitarbeitenden:

- Stammdaten.

Die vorstehend genannten Datenarten werden im Rahmen der Erstellung der Auswertungen vorab pseudonymisiert oder anonymisiert.

Pseudonymisierung: Bei der Pseudonymisierung werden die Daten auf eine Art und Weise verändert, dass die dich identifizierende Merkmale durch technisch organisatorische Maßnahmen getrennt von den verbleibenden Daten aufbewahrt werden.

Anonymisierung: Bei der Anonymisierung werden die Daten auf eine Art und Weise verändert, dass wir sie nicht mehr deiner konkreten Person zuordnen können. Dashboards, die mit Dritten (vgl. 4. Empfängern) geteilt werden, enthalten ausschließlich anonyme Daten.

2. Zweck der Verarbeitung

Der Zweck der Verarbeitung ist es, unsere Bewerbungsprozesse zu verbessern. Zusätzlich möchten wir auch die Nutzung unseres Bewerbermanagementsystems besser verstehen, um dieses bedarfsgerechter und anwenderfreundlicher ausgestalten zu können. Ebenfalls möchten wir verstehen, über welche Kanäle sich unsere Kandidat:innen auf die von uns ausgeschriebenen Stellen bewerben.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einschließlich der Anonymisierung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes insbesondere wirtschaftliches und ideelles Interesse daran, zu verstehen, wie Kandit:innen und Mitarbeitende unser Bewerbungssystem nutzen, um unser System und die Bewerbungsprozesse zu verbessern.

4. Empfänger

Innerhalb der Haufe Group erhalten diejenigen Stellen (insb. Personen, Bereiche und/oder Abteilungen) die Daten aus etwaigen Auswertungen, die diese für die verfolgten Zwecke benötigen (z. B. HR, Rechtsabteilung, IT).

Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören beispielsweise Hosting- und IT-Service-Dienstleister.

5. Speicherdauer

Die im Rahmen einer Auswertung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Analysezwecks erforderlich ist. Ist dieser Zweck entfallen, entfernen wir personenbezogene Daten wieder, sofern dies nicht bereits geschehen ist und soweit keine legitimen Aufbewahrungsgründe und/oder -pflichten entgegenstehen. Die Entfernung von personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der unter Punkt II.A.5 dargelegten Speicherdauer.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

H. Teilnahme an Umfragen

Im Folgenden informieren wir dich darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn du an einer freiwilligen Umfrage teilnimmst, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden.

1. Umfang der Verarbeitung / Verarbeitete Datenarten

Für Zwecke von Onlineumfragen nutzen wir die Dienste des Anbieters Netigate Deutschland GmbH, Untermainkai 27-28, 60329 Frankfurt am Main. Netigate verarbeitet die Angaben der Nutzer zu Zwecken der Umfragenauswertung in unserem Auftrag. Hier speichern wir, sofern keine personenbezogenen Daten, wie z.B. Namen oder E-Mail-Adressen, abgefragt werden, ausschließlich anonyme Daten (insbesondere keine IP-Adresse der Nutzer). Sofern im Rahmen der Umfrage über das Thema der Umfrage hinaus auch persönliche Daten abgefragt werden (z.B. Name, Anschrift, Firma etc.), weisen wir im Rahmen der Umfrage gesondert darauf hin, dass es sich um zusätzliche, freiwillige Angaben handelt, die wir erheben und nutzen.  

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir setzen Netigate zur bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unseres Bewerbungsprozesses ein.

3. Rechtsgrundlage

Netigate setzen wir ein, wenn du einen entsprechenden Fragebogen ausfüllst. Durch Absenden deiner Antworten erteilst du deine Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO in die dahingehende Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten.

Deine Einwilligung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Entsprechend wird Rechtmäßigkeit der aufgrund deiner Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Wende dich hierfür gerne an:  hello@career.haufegroup.com.

4. Empfänger

Eine Übermittlung deiner persönlichen Daten findet innerhalb der Haufe Group statt. Überdies erhält der oben genannte Dienstleister (Netigate) deine Daten im Rahmen der Erstellung der Umfrage.

5. Speicherdauer

Bei Umfragen mit personenbezogenen Daten werden diese nach 13 Monaten automatisch gelöscht.

6. Herkunft der Daten

Etwaige im Rahmen einer Umfrage verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten wir von der Person, die den Fragebogen ausfüllt.

I. „Job merken“-Funktion

Über unseren Partner talentsconnect stellen wir dir die Funktionalität „Job merken“ zur Verfügung. Auf den unterschiedlichen Seiten der Bereiche bieten wir dir die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen über neue Jobangebote zu erhalten. Nach Aktivierung der Funktion werden dir E-Mails geschickt, sobald es neue Jobs in diesem Bereich gibt. Genaueres hierzu findest du unter der Datenschutzerklärung von TalentsConnect. Unser Partner talentsconnect ist für diese Datenverarbeitung verantwortlich.

J. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Karriereseite/Cookies

Über unseren Partner talentsconnect stellen wir dir unsere Karriereseite bereit. Hierfür werden durch talentsconnect bestimmte Daten verarbeitet. Details hierzu findest du unter der Datenschutzerklärung von TalentsConnect. Unser Partner talentsconnect ist für diese Datenverarbeitung verantwortlich.

K. Weitergabe deiner Daten zu Ausbildungszwecken

Im Folgenden informieren wir dich darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn du dich auf einen Job oder eine Ausbildung bewirbst, die gemeinsam mit einem Bildungspartner durchgeführt wird.

1. Umfang der Verarbeitung / verarbeitete Datenarten

Um dem Bildungspartner den Kontakt mit dir zu ermöglichen und das weitere Verfahren durchzuführen, übermitteln wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse an unsere Kontaktperson bei der Bildungseinrichtung. Dies gilt nur für Stellen, in denen explizit aufgeführt wird, dass diese mit einem Bildungspartner angeboten werden. Der konkrete Bildungspartner wird dir vor der Datenübermittlung mitgeteilt. Die weitere Verarbeitung findet im Anschluss in eigener Verantwortlichkeit der Bildungseinrichtung statt.  

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Der Zweck ist die Ermöglichung von Beschäftigungsverhältnissen über die Haufe Group mit unseren Bildungspartnern, dies ist zum Beispiel bei Ausbildungsangeboten oder berufsbegleitenden Masterstudiengängen der Fall.  

3. Rechtsgrundlage

Wir stützen uns auf die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen für den möglicherweise zustande kommenden Arbeitsvertrag bzw. abzuschließenden Ausbildungsvertrag.  

4. Empfänger

Deine Kontaktdaten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

Bildungspartner wie Hochschulen und Berufsschulen, mit denen wir im Rahmen des Ausbildungsverhältnisses zusammenarbeiten. Der konkrete Bildungspartner wird dir vor der Datenübermittlung mitgeteilt und steht in der Regel bereits in der Stellenausschreibung.

5. Speicherdauer

Die Entfernung von personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der unter Punkt II.A.5 dargelegten Speicherdauer.

6. Herkunft der Daten

Für die Herkunft der Daten möchten wir auf die Ausführungen unter Punkt II.A.6 verweisen.

III. Was passiert generell mit deinen Daten und musst du uns diese bereitstellen?

A. Keine Bereitstellungspflicht

Es besteht grundsätzlich keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, wonach du verpflichtet wärst, uns deine personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist es uns nicht möglich eine Einstellungsentscheidung zu treffen, wenn du uns für die dahingehende Entscheidung benötigte Informationen nicht zu Verfügung stellst.

B. Drittlandübermittlungen

Grundsätzlich übermitteln wir personenbezogene Daten, die wir über unser Bewerbungsportal erheben, nicht in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer). Es ist jedoch möglich, dass Daten, die über unser Bewerbungsportal erhoben werden, in Drittländer übermittelt werden, sofern und soweit dies bspw. zur Kommunikation erforderlich ist (bspw., weil sich dein E-Mailprovider in einem Drittland befindet) oder aufgrund der Nutzung eines Dienstleisters in einem Drittland erfolgt. Wir gewährleisten in diesen Fällen ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung, indem wir angemessene Schutzmaßnahmen gemäß Art. 44 ff. DSGVO einführen. Details zu den von uns verwendeten Garantien und weitere Informationen kannst du bei unserem Konzerndatenschutzbeauftragten erfragen, dessen Kontaktdaten unter Punkt IV.D angegeben sind.

C. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Deine personenbezogenen Daten werden nicht für automatisierte Entscheidungsfindungen, einschließlich Profiling, gemäß Artikel 22 DSGVO verwendet.

IV. Welche Rechte hast du und wie kannst du diese wahrnehmen?

A. Widerruf der Einwilligung

Du kannst ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf entsprechend keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf zusätzliche anderweitige Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne deine Einwilligung verarbeitet werden dürfen.

B. Weitere Betroffenenrechte

1. Auskunft

Du kannst von uns jederzeit verlangen, dass wir dir Auskunft darüber erteilen, welche deiner personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von dir gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO.

2. Berichtigung

Du kannst von uns die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.

3. Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Du kannst von uns in bestimmten Fällen die Löschung der durch uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Dies gilt bspw. dann, wenn die zu deiner Person verarbeiteten Daten für keinen der unter Punkt II. dargestellten Zwecke mehr notwendig ist, du eine Einwilligung widerrufst und wir die Verarbeitung der Daten auf keine anderweitige Rechtsgrundlage stützen können. Bitte beachte, dass von der Löschung Daten ausgenommen sind, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Du kannst unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn du der Ansicht bist, dass deine Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder du Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt hast. Dies führt dazu, dass deine Daten ohne deine Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO.

6. Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, die Daten, die du uns bereitgestellt hast und die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO.

C. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn du der Ansicht bist, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, hast du das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, Art. 77 DSGVO. Die für unseren Hauptsitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
poststelle@lfdi.bwl.de

D. Unser Konzerndatenschutzbeauftragter

Du kannst dich zur Wahrnehmung deiner Rechte sowie im Falle von anderweitigen Anfragen zum Datenschutz auch an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten wenden:

Haufe Group
Herrn Raik Mickler
Datenschutzbeauftragter
Munzinger Straße 9
79111 Freiburg
E-Mail: dsb@haufe-lexware.com