Agilität durch Raumkonzepte fördern

Lena, du bist New Work Development Managerin in der Haufe Group. Was bedeutet das genau?

‍Ich befasse mich mit verschiedenen Aspekten rund um das Thema Arbeitswelt der Zukunft. Aktuell liegt mein Schwerpunkt auf der Auseinandersetzung mit neuen Arbeitsweisen und den dazu passenden Flächenstrukturen, im Rahmen des Projekts HG.Hybrid* der Haufe Group. Hierbei geht es mir insbesondere darum, die Veränderung der generationsbezogenen Bedarfe zu ermitteln und diese in den Kontext des Arbeitsumfeld einzubinden. Dabei tauchen Fragen auf, wie: welche Generationen vereinen wir bei der Haufe Group? Welche Erwartungen haben sie im Einzelnen und wie lassen sich diese in einer gemeinsamen Bürofläche vereinen? Zudem hat der Trend des „Work-Life-Blending“ den Erwartungsdruck an Arbeitgeber in den letzten zwei Jahren noch einmal deutlich erhöht. Die Menschen hatten im Lockdown viel Zeit sich mit ihren Zielen und Wünschen auseinanderzusetzen, das spüren Arbeitgeber deutlich.

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Wie kamst du zu dieser Rolle?‍

Tatsächlich war das schon damals ein großer Aspekt meines Studiums, Unternehmen in ihren Digitalisierungs- und Entwicklungsprozessen zu begleiten. Ganz nach dem Motto „wissen was kommt“, strategische Konzepte für zukünftige Anforderungen zu entwickeln und an sich stetig wandelnden Bedarfen auszurichten. Deshalb auch die starke Fokussierung auf Generationsentwicklung. 

Durch Zufall bin ich dann von der Retailbranche in die Officebranche gerutscht, wofür ich bis heute sehr dankbar bin. Hier ist der Mehrwert für die Menschen deutlicher erlebbar und das motiviert extrem.  

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Wann oder was war für dich der erste Berührungspunkt mit dem Thema Agilität?‍

Agilität begleitet meinen Arbeitsalltag, seit ich denken kann. In meiner Tätigkeit geht es im Großen und Ganzen nur um Veränderung und zukunftsfähige Funktionalität. Den „einen“ Punkt gab es daher nicht direkt. Es galt schon immer, für neue Impulse offen sein zu müssen, um flexibel agieren zu können.  

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Agilität heißt für dich an der Stelle Anpassungsfähigkeit?

Ja, sich schnell auf neue Situationen und Anforderungen einzustellen und sein Vorgehen flexibel auszurichten. Kurz gesagt, immer mit mehreren möglichen Szenarien zu planen und Optionen offen zu halten.

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Welche Rolle spielt Agilität für deine Arbeit heute? ‍

Es bedeutet, immer mehrere Varianten zu prüfen, durchzuspielen und sich nicht nur auf eine Vorgehensweise zu versteifen, sondern an vielen einzelnen und komplexen Rahmenbedingungen auszurichten. Agilität heißt hier, wachsam und anpassungsfähig zu sein, falls sich einer der gesetzten Faktoren ändert, Bezug nehmen und schnell handeln zu können.

Die Büroplanung steht gerade in Phase 2 des HG.Hybrid Projekts im Fokus. Auch hier muss man flexibel bleiben und in letzter Instanz auch die Büroflächen anpassen können. Wir planen ein, wie sich Flächen verändern können, damit wir bei Wachstum, bei veränderten Organisationsstrukturen oder bei Umzügen schnell anpassungsfähig sind, ohne große Umbauten vorzunehmen.

Wir unterstützen damit agiles Arbeiten. Wir entwickeln die passenden räumlichen Voraussetzungen, damit sich die Teams und jede:r Mitarbeiter:in im Einzelnen, nach der persönlichen Arbeitsweise ausrichten und je nach Anforderung die passende Fläche dazu nutzen kann.

Wir unterstützen damit agiles Arbeiten. Wir entwickeln die passenden räumlichen Voraussetzungen, damit sich die Teams und jede:r Mitarbeiter:in im Einzelnen, nach der persönlichen Arbeitsweise ausrichten und je nach Anforderung die passende Fläche dazu nutzen kann.

In der Haufe Group haben wir eine große Generationenvielfalt. Wie bezieht ihr das mit ein?‍

An die junge Generation wird aufgrund ihrer heutigen Ausbildung eine andere Erwartungshaltung gestellt. Man erwartet, dass sie digital verknüpft sind, dass sie technisches Verständnis haben, dass sie diese Art der Zusammenarbeit aus dem Effeff beherrschen, weil sie in der multimedialen Generation aufwachsen. Sie stehen unter hohem Druck, haben aber im Gegenzug auch eine große Erwartungshaltung an den Arbeitgeber, an die im Unternehmen herrschende Kultur, das technische Equipment und die Flächenausstattung. Deswegen ist es sehr wichtig, eine Verbindung zu schaffen zwischen Menschen, die schon 30 Jahre im Unternehmen arbeiten und gleichzeitig junge Talente zu fördern und binden. Wir möchten allen Generationen das bieten, was sie brauchen, um optimal zu arbeiten. Was genau das für den Einzelnen bedeutet, kann oft sehr konträr ausfallen. Daher ist es wichtig, richtig hinzuhören und auch mal eine Extrarunde zu drehen, um das richtige Verständnis für die Teams zu erhalten.

Man muss sich davon lösen, zu glauben, dass die Entwicklung irgendwann aufhört und man dann dieses neue Arbeiten erreicht hat. Neues Arbeiten ist ein Prozess, der sich verändert, je nachdem, wie sich auch die Generationen entwickeln und welche Werte sie haben.

Welche Voraussetzungen können Unternehmen schaffen, um agiles Arbeiten zu fördern bzw. zu begünstigen?

Sie sollten sich von starren Strukturen lösen, die nur beibehalten werden, weil es „immer so war“ und mehr auf die tatsächlichen Bedarfe ihrer Mitarbeiter:innen eingehen. Wichtig ist sich zu fragen, was die Arbeitsweisen optimal unterstützt und was für die Zusammenarbeit gut funktioniert. Ein ehrlicher Blick auf den Status Quo und notwendige Anpassungen die vorgenommen werden können. 

Viele denken, dieses „neue Arbeiten“ sei das Resultat eines Prozesses, man arbeitet darauf hin und dann ist er irgendwann abgeschlossen.

Man muss sich davon lösen, zu glauben, dass die Entwicklung irgendwann aufhört und man schließlich das „neue Arbeiten“ erreicht hat. Neues Arbeiten ist ein Prozess, der sich verändert, je nachdem, wie sich die Generationen und der technische Fortschritt weiterentwickeln. Junge Leute legen zum Beispiel kaum noch Wert auf Dinge wie große Autos, sondern eher auf Flexibilität in Arbeitszeit & -ort oder die Option auf ein Sabbatical.

Das sind Entwicklungen, die parallel laufen. Deshalb lohnt sich immer ein reflektierender Schulterblick, um zu prüfen, ob sich die Ausrichtung noch am Puls der Zeit bewegt oder schon längst überholt ist. Das ist ein wichtiges Signal der Unternehmen an die eigenen Mitarbeiter:innen. Denn wer kann schon Agilität im Alltag erwarten, wenn er selbst unflexibel und starr agiert. 

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Welche wichtigen Entwicklungen gibt es aus deiner Perspektive und was wird in Zukunft wichtig in Bezug auf die Förderung agiler Zusammenarbeit?‍

Man sollte nicht den Fehler begehen zu einer Zeit vor Corona zurückkehren zu wollen. Es haben sich nicht nur Tool & Equipment verändert, sondern auch die persönlichen Bedarfe der Mitarbeiter:innen. Man kann sich nicht an der Vergangenheit orientieren und gleichzeitig in die Zukunft gehen. Unternehmen müssen prüfen, wie sich Zusammenarbeit aktuell entwickelt. Sie müssen sich die Frage stellen: Ist unser Weg der richtige für die bestmögliche Zusammenarbeit oder kann ich die Teams noch mehr unterstützen? Unternehmen müssen Rahmenbedingungen schaffen, um Themen, die durch starke Anpassungen ins Hintertreffen geraten sind, mit neuer Relevanz positionieren. Deutlich machen, dass es nicht den einen richtigen Weg für alle gibt, sondern die einzelnen Teams zu befähigen, das für sich selbst erarbeiten und umsetzen zu können.

Das belegen auch Studienergebnisse: mehr als drei Tage im Homeoffice führt zu einem Absinken der Kreativität und viele Menschen die alleine wohnen, desozialisieren. Da sollten Unternehmen eingreifen, solche Soft Skills fördern und dafür sorgen, dass auch zwischenmenschliche Bedürfnisse gedeckt werden.  

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Welche Themen könnten das sein, die ins Hintertreffen geraten sind?

Zum Beispiel die Zusammenarbeit vor Ort oder der gesellschaftliche Austausch. Nicht zu vergessen die Kreativität. Das belegen auch Studienergebnisse: wenn man mehr als drei Tage im Homeoffice ist, dann sinkt die Kreativität rapide ab und viele Menschen die alleine wohnen, desozialisieren. Da sollten Unternehmen eingreifen, Soft Skills fördern und dafür sorgen, dass auch zwischenmenschliche Bedürfnisse gedeckt werden.  

Das Statement der Haufe Group ist, dass wir keine 100% remote Company werden wollen. Wir möchten am Standort wieder mehr zusammenkommen und genau diese zwischenmenschlichen Themen fördern. Deshalb legen wir auch so einen großen Fokus auf den Campus. Unseren „Space to be“. Das ist nicht allein eine Entscheidung von höchster Ebene, sondern auch ein deutlicher Wunsch unserer Mitarbeiter:innen. In diversen Gesprächen hat sich eine klare Tendenz herausgestellt: Der Wunsch nach mehr (räumlichen) Möglichkeiten zum persönlichen Austausch und Kommunikation. Das wird einer unserer Fokuspunkte für die kommende Transformation sein.

Zum Schluss noch eine Frage: Wenn du all das Gesagte auf drei Begriffe reduzieren müsstest. Was sind die drei Punkte, die deinen Job auszeichnen in Bezug auf die Förderung von Agilität?

Gute Frage. Also auf jeden Fall Vertrauen. Man muss den Mitarbeitern vertrauen, dass sie ihre Bedürfnisse kennen und diese auch verbalisieren können. Plus Flexibilität und Offenheit. Obwohl vier: Kritikfähigkeit spielt auch eine wichtige Rolle.

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*im Rahmen des Projekts HG.Hybrid beschäftigt sich ein Projektteam damit, wie in der Haufe Group zukünftig gearbeitet wird. Dabei bilden Bedürfnisorientierung, Flexibilität, Teamverantwortung und Zukunftsorientierung die wesentlichen Elemente.