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Onboarding - Warum der erste Eindruck entscheidet

Arbeitswelt der ZukunftStory

Die aktuelle Haufe Talent Umfrage unter HR-Verantwortlichen in DACH fördert es zutage: Während der Coronapandemie war es schwerer als je zuvor, neue Mitarbeiter:innen ins Unternehmen zu integrieren. Weitere spannende Umfrage-Ergebnisse lesen Sie nachfolgend.

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Wie gelingt die Integration von Mitarbeitenden im Unternehmen? Wie hat sich Onboarding in der Coronapandemie verändert? Dem ging ein Team von Haufe Talent 2021 in einer Umfrage mit HR-Verantwortlichen und Führungskräften nach. Deutlich zu erkennen: Die Digitalisierung in den HR-Abteilungen Deutschlands stagniert. Und ohne Onboarding-Konzepte können neue Mitarbeiter:innen nur schwer gehalten werden.

The Great Resignation. Unter diesem Stichwort diskutieren Führungskräfte in den USA ein ernstzunehmendes Phänomen: Etliche Mitarbeitende kündigen ihre Jobs und sie orientieren sich beruflich um. Ob eine große Resignation auch deutsche Unternehmen erfassen wird, lässt sich nicht sicher sagen. Wegen fortlaufender Kontaktreduzierung, verstärktem Homeoffice und hybrider Arbeit fällt es aber auch deutschen Unternehmen schwer, ihre Mitarbeitenden langfristig zu binden.

Der Anfangsfluktuation vorbeugen


Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag, die sogenannte Preboarding-Phase, spielt bereits eine große Rolle für die Bindung neuer Mitarbeitenden. Unternehmen sollten ihren Newcomern bereits in den ersten Tagen signalisieren, dass sie präsent sind und dass sie sich kümmern: Indem sie wichtige Informationen zusenden, offene Fragen klären und einen Einarbeitungsplan erstellen. Den Arbeitsplatz gilt es mit allen (digitalen) Mitteln auszustatten.

Leider ist es in vielen Unternehmen bereits vorüber, bevor es angefangen hat: 36 Prozent der Befragten berichteten davon, dass Mitarbeitende bereits in der Preboarding-Phase kündigten. Zwar glaubten 81 Prozent der HR-Verantwortlichen, dass sie diese Fluktuation mit frühem Onboarding verringern könnten. Das Problem: Längst nicht alle Unternehmen setzten das konsequent um. Immerhin 26 Prozent verpassten die Chancen der frühen Kontaktaufnahme. Sie schufen keine durchgängige Onboarding Experience.

Jürgen Spegel, Geschäftsbereichsleiter Human Resources berichtet, dass es bei der Haufe Group zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn kaum noch Fluktuation neuer Mitarbeiter:innen gibt.  

Wir setzen im Onboarding-Prozess heute sehr viel früher an, um neue Mitarbeitende bereits in die Welt der Haufe Group einzuführen. Dies gelingt uns unter anderem über die Onboarding App. Sie bekommen bereits vor Arbeitsbeginn über die App ein Gefühl dafür, wer wir sind, wofür wir stehen und können sich in Themen einlesen.

Einsatz von Software: Anspruch vs. Realität


Onboarding aus der Ferne? Dazu entwickelten manche Unternehmen in der Pandemie kreative Ansätze: Indem sie Patenprogramme ausbauten und mit Patenbriefing systematisierten. Indem sie Onboardees abteilungsübergreifend zu virtuellen Schulungen und Teammeetings einluden. Und durch Web-Seminare, Mediatheken sowie virtuelle Infoveranstaltungen statt physischer Rundgänge.

Der Einsatz von Onboarding-Software stagnierte bei den Unternehmen im Jahr 2021. Nur 23 Prozent der Befragten verbesserten die Preboarding-Phase mithilfe von Software. Ein Großteil ergriff während der Pandemie keine zusätzlichen digitalen Maßnahmen. Und doch sahen 68 Prozent der Befragten bei ihrem Onboarding das Potenzial zur Verbesserung und zum Ausbau. Vielleicht wollten auch deshalb 36 Prozent in den nächsten Monaten geeignete Software einführen.


Kollegial. Kompetent. Kommunikativ.


Die soziale und kulturelle Integration von Mitarbeitenden spielt eine essenzielle Rolle beim Onboarding. Belastbare Beziehungen zu Kolleg:innen, Vorgesetzten und anderen Interessengruppen aufbauen. Die Unternehmenskultur, gemeinsame Ziele und Grundsätze kennenlernen und verstehen. Die befragten HR-Verantwortlichen und Führungskräfte bestätigten jedoch: Das gegenseitige Kennenlernen spielte nur bei 10 Prozent der Unternehmen eine größere Rolle.

Gerade im guten Kennenlernen sieht Jürgen Spegel eine große Chance:

Wir legen sehr viel Wert darauf, dass Bewerber:innen zu uns passen und wir zu ihnen. Dazu ist es notwendig, sich wirklich mit den Vorstellungen künftiger Mitarbeitender auseinanderzusetzen. Wir bauen eine Onboarding-Journey auf, holen Feedback an diversen Touchpoints ein und stellen mit dem Buddy-Konzept Mitarbeiter:innen zur Seite, die gerne bei der Einarbeitung unterstützen.

Nicht zuletzt ist Onboarding auch eine Frage der Rückmeldung. Manche Unternehmen unterschätzen noch immer, wie wichtig regelmäßiges und konstruktives Feedback ist, um neue Mitarbeitende einzuarbeiten und zu motivieren. 64 Prozent der Befragten setzten strukturierte Feedback-Gespräche ein. Auch die Motivation und das Engagement der Menschen kommen zu kurz. Egal ob Firmenevents, Weiterbildungsangebote oder Programme zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf: 65 Prozent der Unternehmen haben keine Maßnahmen etabliert, um ihre Mitarbeitenden zu fördern.

Onboarding als Wettbewerbsvorteil


In Zukunft haben Human Resources und Führungskräfte viel zu tun. Nur noch 16 Prozent der befragten Unternehmen konnten oder wollten ein eigenes Budget für Onboarding aufbringen. Der Schlüssel liegt in strukturiertem Onboarding, in unterstützender Software und definierten Prozessen. Mit diesen leichten und effizienten Mitteln können Unternehmen soziale Integration, kulturelle Übereinstimmung, eine konstruktive Feedbackkultur und langfristige Bindung schaffen. Jürgen Spegel:

Wir wollen die Bindung an das Zukünftige Team bei der Haufe Group für neue Mitarbeitende stärken, in dem wir neue Features in die Onboarding App integrieren und beispielsweise regelmäßige Informationen zu Team-Events, Team Videos und anderen Inhalten zur Verfügung stellen.

Der Wettbewerb um Mitarbeitende ist durch Fachkräftemangel und die Pandemie enger als bisher geworden. Wer sich um Menschen bemüht und dafür sorgt, dass sie sich wohlfühlen und wirksam arbeiten, stärkt die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Onboarding markiert nicht nur den Beginn einer beruflichen Beziehung. Onboarding ist ein wichtiger Schlüssel für die Zukunftsfähigkeit von Organisationen. Und ein wirksames Mittel gegen eine große Resignation.

Informationen zur Umfrage
An der Umfrage von Haufe Talent nahmen 363 HR-Verantwortliche und Führungskräfte im Oktober und November 2021 teil. 46 Prozent der Teilnehmenden arbeiten in klassischen, mittelständischen Unternehmen mit 51 bis 500 Mitarbeitenden, 32 Prozent arbeiten in größeren Unternehmen. Nur 22 Prozent sind in kleineren Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden beschäftigt. Alle Branchen sind vertreten, besonders stark: Gesundheit/Soziales/Bildung (12 Prozent), Beratung (11 Prozent) und produzierende Industrie (10 Prozent).

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